NFC 출퇴근 관리란? 스마트폰으로 출퇴근 기록하는 방법

NFC 출퇴근 관리 관련 내용에 대해 알아보겠습니다.

NFC 출퇴근 관리는 회사나 매장 등 사업장에 설치된 NFC 태그가 부착된 카드나 안내판에 직원이 스마트폰(안드로이드 · 아이폰)을 가까이 대서 출근과 퇴근 기록을 저장하는 시스템입니다.

현재 업계에서는 출퇴근 관리를 위해 별도의 단말기나 지문 인식 장치 등을 사용하는 경우가 많습니다.

아울러 NFC, 스마트폰, 웹 서비스로 구성된 시스템으로 간편하고 저렴하게 출퇴근 시간을 기록하고 관리하는 방식도 사용할 수 있습니다.

특히 모바일 웹 서비스 기반으로 별도의 기기나 전용 앱을 설치하지 않고도 NFC를 사용해서 출퇴근 관리 서비스를 쉽게 사용할 수 있습니다.

NFC 출퇴근 관리란?

우선 NFC란 Near Field Communication의 약자로 근거리 통신을 의미합니다. NFC에 관한 자세한 내용은 이전 글인 “NFC 태그 활용 방법 쉽게 이해하기” 를 참고하시기 바랍니다.

NFC 출퇴근 관리를 위해 회사나 사업장의 특정 위치(예: 회사 출입문)에 NFC 태그가 부착된 카드나 안내판을 설치합니다.

직원 출근시 자신의 스마트폰을 NFC 태그에 가까이 대면 근태관리 웹 페이지로 연결되고, 사용자가 확인 후 출근 시간을 기록, 저장하는 방식입니다.

퇴근시에도 동일한 방법으로 사용할 수 있습니다.

기본적인 흐름은 아래와 같습니다.

NFC 태그 자체가 출퇴근을 관리하는 것은 아닙니다.

단지, NFC 태그는 사용자가 근태관리 서비스에 접근할 수 있게 연결만 해주고, 실제 근태 기록과 사용자 확인은 연결된 시스템 내에서 처리됩니다.

NFC 출퇴근은 어떻게 동작할까?

조금 더 구체적으로 알아볼까요?

1. NFC 카드를 설치합니다

출퇴근시 직원이 사용할 NFC 태그가 부착된 카드나 안내판을 설치합니다.

예를 들면 아래와 같은 장소들입니다.

• 회사/사업장 출입구
• 사무실 입구
• 매장 입구
• 공장 출입구
• 창고 출입구
• 지점별 사업장 출입구

NFC 카드는 근태관리 서비스로 연결할 수 있는 URL 정보가 저장된 태그가 포함됩니다.

직원들이 쉽게 사용하고 눈에 잘띄는 곳에 부착하는 것이 좋습니다.

2. 사용자 스마트폰을 사용합니다.

사용자(직원)가 출근하면 회사/사업장에 설치된 NFC 카드나 안내판에 자신의 스마트폰을 가까이 가져다 댑니다.

스마트폰이 NFC 정보를 읽으면 웹페이지가 열립니다.

이때 스마트폰의 NFC 안테나와 NFC 태그 위치가 잘 맞아야 합니다.

일반적으로 안드로이드 스마트폰은 기기 뒷면에 안테나가 위치해 있고 기종에 따라 위치가 다를 수 있습니다.

아이폰도 모델( 아이폰10 이후 모델)에 따라 NFC 태그를 인식할 수 있으며, 기기 상단 부분에 태그를 갖다대는 방식으로 사용할 수 있습니다.

3. 사용자를 확인합니다.

누가 태깅했는지 확인하는 과정이 필요합니다.

따라서, 로그인을 통한 사용자 확인이 필요하며, 로그인시 출퇴근 확인 화면으로 이동되고, 비 로그인시에는 먼저 로그인을 하고 출퇴근 처리를 진행할 수 있도록 시스템이 구성됩니다.

즉, NFC 태그가 사용자를 확인하는 것이 아닌 로그인 된 사용자 정보를 식별하는 방식입니다.

앱을 설치하지 않고 사용 가능할까?

가능합니다.

NFC 카드에 웹 주소를 연결하고 모바일 웹을 구성하면, 별도의 전용 앱을 설치하지 않고 스마트폰 브라우저로 서비스를 이용할 수 있습니다.

직원은 본인의 스마트폰으로 NFC 카드에 태깅만 하고 필요한 작업은 웹 페이지에서 진행하면 됩니다.

이 방식이 좋은점은 특히 소규모 사업장이나 사용자가 많을 경우 그리고 여러 지점을 운영하는 곳에서 별도의 전용 단말기를 설치하지 않아도 근태관리 서비스를 사용할때 편리할 수 있습니다.

앱 설치 없이 NFC와 QR 코드를 웹 서비스와 연결해서 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 이전글인 “앱 설치 없이 NFC QR 활용 하는 방법“을 참고하시기 바랍니다.

로그인이 필요한 이유

로그인은 NFC 출퇴근 관리에서 중요합니다.

NFC 태그에 저장된 URL 정보는 회사나 출퇴근 장소를 나타낼 수 있지만 어떤 사람이 NFC 태깅을 했는지 알 수 없기 때문입니다.

예를 들어 동일한 출퇴근용 NFC 카드를 여러 직원이 사용한다고 할 때

직원 A가 태깅시 A의 출퇴근 기록이 처리되어야 하고, 직원 B가 사용시 B의 기록이 처리되어야 합니다. 이를 위해 웹 서비스에서는 태깅한 사용자의 로그인 정보가 필요 합니다.

아래 두 가지를 구분해서 이해하면 될 것 같습니다.

NFC 태그 : 장소를 확인하는 연결 수단

로그인 : 누가 현재 서비스를 사용하는지 확인하는 수단

위 두 가지를 함께 사용할 때 동일한 NFC 카드를 사용하면서 여러 직원의 계정으로 출퇴근 기록을 처리하는 방식으로 시스템을 구성할 수 있습니다.

출근/퇴근 구분하는 방법

출퇴근 관리 시스템에서 현재 태깅 기록이 출근인지 퇴근인지 구분하는 로직도 필요합니다.

예를 들어 직원이 NFC 출근 카드를 태깅하면 출근으로 처리하고, 퇴근 카드를 태깅하면 퇴근으로 기록할 수 있습니다.

웹 서비스에서는 아래와 같은 정보를 처리할 수 있습니다.

• 직원 정보
• 사업장
• 기록 날짜
• 출근 시간
• 퇴근 시간
• 기록 상태

단순히 NFC 태그에 시간을 저장하는 것이 아니라 사용자 스마트폰에서 서버로 기록을 보내 처리 및 관리하는 방식입니다.

근태 관리자는 이후 PC나 스마트폰에서 직원 별 근태 기록을 확인할 수 있습니다.

위치 정보 사용

NFC 카드로 근태관리를 사용할 경우 추가적으로 스마트폰 위치 정보를 사용할 수 있습니다.

근태 기록 처리 시 현재 사용자의 위치를 확인하고 설정된 사업장 위치의 허용 범위안에 있는 경우에만 기록 처리할 수 있습니다.

이렇게 하면 태그 복사를 이용한 부당 사용 방지 및 사업장 위치 확인에 도움이 됩니다.

다만, 위치 정보는 스마트폰 GPS 상태, 건물, 실내 환경 및 사용자의 위치 권한 허용 등에 따라 달라질 수 있습니다.

아울러 위치 기반 정보 기능을 사용할 경우에는 충분한 테스트를 실제 사업자 환경에서 수행해야 할 것입니다.

중복 출퇴근 기록 확인

사용자가 NFC를 반복 태깅할 수 있기 때문에 중복 기록에 대한 처리도 필요합니다.

예를 들어 직원이 출근시 NFC 카드를 실수로 두 번 태깅했다고 가정해 볼 때,

첫 번째와 두 번째 요청 모두 새로운 출근 기록으로 처리하면 잘못된 출근 기록으로 남게 됩니다.

그래서 근태 관리 시스템에서는 일정 시간(약 10분) 동안 같은 기록이 반복되지 않도록 제한하는 방법을 사용할 수 있습니다.

• 누가 사용했는가
• 어느 사업장인가
• 출근/퇴근 기록
• 언제 기록했는가
• 같은 기록이 반복되지 않았는가

와 같은 조건을 확인해야 합니다.

NFC 출퇴근 관리의 장점

1. 별도의 출퇴근 카드가 필요없습니다.

전통적인 카드 단말기 방식에서는 직원 별 출입카드를 지급하고 관리해야 합니다.

출근시 카드를 깜빡하고 안 가져왔을 때 곤란한 경우가 발생할 수도 있고, 카드 분실시에는 다시 카드를 만들어야 합니다.

스마트폰을 이용하는 방식에서는 직원이 자신의 스마트폰을 사용하기 때문에 안 가져오거나 분실할 위험도가 상대적으로 낮게 됩니다.

사업장에 NFC 카드 부착 ⇒ 여러 직원이 자신의 스마트폰을 사용

2. 별도의 근태 단말기 없이 사용 가능합니다.

NFC 와 웹 서비스 사용시 별도의 출퇴근 단말기를 설치하지 않고 시스템을 구축할 수 있습니다.

특히, 소규모 사업장이나 전원 공사를 필요로 하지 않기 때문에 야외 이벤트 장소나 공사 현장 같은 곳에서 유용하게 사용할 수 있습니다.

3. 간단한 태깅 방식입니다.

NFC의 장점은 스마트폰을 태그에 갖다 대는 직관적인 사용 방식입니다.

매일 반복되는 출퇴근 업무에서 몇 번만 사용해 보면 금방 익숙해 질 수 있습니다.

4. 여러 사업장에서 사용할 수 있습니다.

각 사업장에 별개의 NFC 카드를 등록하면 어느 사업장의 출퇴근 기록인지 구분할 수 있도록 시스템이 구성될 수 있습니다.

예를 들어 회사에서 서울 본점과 부산 지점을 운영할 경우, 각 지점에 별도의 NFC 카드를 설치 사용하는 방법입니다.

서울 본점 NFC 카드 ⇒ 서울 본점 출퇴근 기록, 부산 지점 NFC 카드 ⇒ 부산 지점 출퇴근 기록

이렇게 하면 하나의 근태 관리 시스템에서 여러 사업장의 데이터를 구분해서 관리할 수 있습니다.

5. PC, 모바일에서 기록 관리

웹 기반 서비스의 근태 관리의 경우 직원은 스마트 폰을 이용해서 기록을 남기고, 관리자는 PC에서 기록을 확인하고 관리할 수 있습니다.

현장에서는 모바일의 편리함을 이용하면서, 관리 업무는 큰 화면의 PC에서 처리할 수 있습니다.

확인해야 할 점

NFC 출퇴근 관리 장점만 존재하는 것은 아닙니다.

실제 사업장에서 사용시 몇 가지 사항을 점검해야 합니다.

스마트폰의 NFC 지원 여부

사용자의 스마트폰이 NFC 태그 읽기를 지원해야 합니다.

NFC 카드 설치 위치

눈에 잘 띄고 태깅하기 편한 높이와 장소를 선택해야 합니다.

특히, 금속면에 NFC 카드를 부착할 경우, 간섭의 영향 등으로 인식이 어려울 수도 있으므로 현장에서 반드시 체크한 후 사용해야 합니다.

인터넷 연결

웹 기반 근태 관리에서는 사용자의 스마트폰의 인터넷 연결이 가능해야 합니다.

사용자 인증

로그인 등의 사용자 확인 과정이 필요합니다.

위치 정보 사용 여부

위치 확인 기능 사용시 스마트폰에서 위치 권한이 필요할 수 있습니다.

NFC 근태 관리가 적합한 곳은?

NFC 출퇴근 관리 아래와 같은 환경에서 검토할 수 있습니다.

소규모 회사

고가의 근태 장비를 설치하기 보다 간단한 직원 출퇴근 관리가 필요한 경우입니다.

매장과 카페

직원 교체가 잦은 매장이나 카페, 편의점 등에서 매번 근태 카드 발부 대신 직원 계정을 통한 근태 관리를 사용할 수 있습니다.

여러 지점을 운영중인 사업장

각 지점마다 NFC 카드를 설치하고 지점별로 구분, 관리하는 방식입니다.

사무실

출입구나 공용 공간에 NFC 카드를 설치하고 직원 출퇴근시 사용할 수 있습니다.

현장 사업장

정해진 현장에서 근태 상황을 파악할 때 사용할 수 있습니다.

야외 이벤트/행사

전원 공급이 어려운 야외 이벤트/행사 나 마라톤 대회 같은 운동경기에서 참가자 등록등을 점검할 수 있습니다.

공사 현장

근로자 변경이 잦고 전원 공급이 어려운 야외 공사 현장에서도 유용할 수 있습니다.

외근 처리?

직원의 근무 형태는 언제나 사무실 출/퇴근으로만 구성되는 것은 아닙니다.

영업활동, 기기설치, 유지보수 등의 업무를 위해 회사 출근후 외근을 나가거나 다시 복귀할 수도 있습니다.

이러한 환경에서 출근과 퇴근 이외에도 외근 처리방식이 필요합니다.

• 외근 시작
• 외근 복귀

같은 별도의 기록을 관리하는 방법이 필요합니다.

따라서, 실제 근태 관리 시스템을 선택할 때 단순 출퇴근 관리 뿐만 아니라 실제 근무 형태에 맞게 지원이 가능한지도 확인할 필요가 있을 것입니다.

외근이 많은 회사의 근태 관리 방법은 이후 별도의 글을 통해 더 자세히 다루어 보겠습니다.

QR코드, 출퇴근 기록 가능?

회사/사업장에서 NFC 카드 대신 QR 코드를 제작해서 사용자가 카메라로 QR 코드를 스캔하여 사용하는 방식이 가능합니다.

두 가지 방식은 출퇴근 관리 시스템으로 접근하는 방법에 차이가 있습니다.

이번 글에서는 NFC 출퇴근 관리를 중심으로 내용을 작성했지만, 실제 상황에 따라 NFC와 QR 코드를 함께 사용하는 방법이 일반적입니다.

NFC와 QR 코드를 이용한 소규모 사업장의 근태관리 방법은 추후 별도의 글에서 자세히 알아보겠습니다.

아울러 NFC와 QR의 사용 방식의 차이점에 대해 자세한 내용을 알고 싶으시면 이전 글인 “NFC와 QR 코드의 차이점, 장단점과 업무 활용 방법 알아보기 “를 참고하세요.

Smart NQ의 NFC·QR 근태관리

스마트 NFC에서는 NFC와 QR 코드를 근태 관리에 활용할 수 있는 Smart NQ(스마트 엔큐)서비스를 운영하고 있습니다.

Smart NQ의 근태 관리 서비스는 NFC/QR 코드로 출퇴근 근태 기록을 처리할 수 있으며, 별도의 전용 앱 설치 없이 모바일 웹에서 사용 가능합니다.

사업장별 관리, 회사 멤버 사용 제한, 위치기반 설정, 중복 기록 방지, 외근 관리 및 기록, 통계, 보고서 출력 등 전반적인 근태 관리 기능을 사용할 수 있습니다

자세한 내용은 “Smart NQ 근태 서비스” 를 참고하세요.

마무리

NFC 출퇴근 관리는 회사/사업장에 NFC 태그가 부착된 카드나 안내판등을 직원이 자신의 스마트폰으로 태깅하여 출근과 퇴근을 기록하는 방식입니다.

별도의 전용 앱을 설치하지 않고 모바일 앱을 사용하며, NFC는 출퇴근 서비스를 빠르게 시작할 수 있는 역할을 합니다.

하지만 실제 출퇴근 관리에서는 로그인 사용자, 사업장, 날짜 및 시간, 위치 조건, 중복 기록 등의 처리과정이 필요합니다.

따라서 단순히 NFC 카드를 설치하는 것보다 태깅이후의 데이터를 어떻게 기록하고 관리하는것이 중요합니다.

현재 시중에는 다양한 형태의 근태관리 솔루션과 시스템이 존재합니다. 사용자와 관리자의 환경과 니즈에 맞는 근태 관리 시스템 선택이 또한 중요할 것입니다.